Microsoft Outlook допомагає організувати велику кількість документів, звітів, листування, планів і графіків. Його інтерфейс постійно оновлюється, щоб користувачам ставало зручніше планувати, контролювати і підвищувати свою ефективність, а також грамотно користуватися електронною поштою і взаємодіяти з партнерами.
Лектори стежать за нововведеннями, щоб матеріал курсу залишався актуальним. Outlook дозволяє перевірити читабельність тексту повідомлення, щоб визначити проблеми, з якими може зіткнутися людина з обмеженими можливостями. Не перестає оновлюватися інформаційний розділ для допомоги користувачам, наприклад, в довідку додані інструменти та шаблони для оперативної роботи.
Microsoft тепер дозволяє диктувати повідомлення та прослуховувати вхідні. А впорядкувати повідомлення і не пропустити найважливіше допоможе зручне сортування. Також користувачі тепер можуть покращувати оформлення своїх листів, розміщуючи в них графіку в форматі SVG. А ще в програму додали зручний показ нагадувань над вікнами. Стало легше планувати зустрічі, адже тепер це можна робити в трьох часових поясах. Завантажити вкладення з повідомлень теж простіше за допомогою перетягування файлів OneDrive на комп'ютер.
Вже не потрібно запам'ятовувати багато складних поєднань клавіш, адже з'явилася функція швидких дій. Зрештою, нововведення дозволяють переглядати більше повідомлень у вікні, нічого не загубивши, а також легко отримати розуміння роботи з календарними планами.
На курсі ви навчитеся користуватися основним функціоналом Outlook, а також всіма оновленнями MS Outlook. Раціональна і інтуїтивно зрозуміла навігація органайзера завдань, календарів, пошти і контактів дозволить вам зняти навантаження від корпоративної роботи.
Рівень підготовки
Рекомендуємо учасникам після проходження "Базова комп'ютерна підготовка. Windows" або слухачам з рівносильними знаннями.
Курси Microsoft Outlook 2019/2016. Basic. Програма навчання:
Частина 1. Організація електронної пошти для ефективної комунікації.
- Запуск сервісу після встановлення. Вибір папки для запуску програми за замовчуванням
- Як оновився функціонал Outlook. Основний інтерфейс
- Використання довідки та інструментів для навчання
- Дії з папками (Панель папок)
- Управління відображенням папок
- Чим оновлений Outlook відрізняється від старих версій
- Управління вмістом області навігації
- Зручна і продуктивна комунікація з колегами по пошті
- Прослуховування (голосове читання) листів
- Як складати лист і використовувати SVG-файли для оформлення листа (значки, іконки)
- Три формати листів. Створення звичайної і прихованої копії, відповідь на вхідні та пересилання повідомлень
- Функції для перевірки читабельності
- Як видалити або відновити лист
- Нова опція позначки "Прочитане" під час видалення листів
- Оновлена функція сортування поштової скриньки
- Налаштування для проведення голосувань та відстеження листів
- Складання опитувань в листах
- Аналітика за опитуваннями
- Вибір потрібної дати та часу доставки повідомлення
- Параметри переадресації повідомлень
- Як встановити дату закінчення дії листа
- Повідомлення користувача про те, доставлено чи прочитано лист
- Налаштування запису користувача, встановлені розробником за замовчуванням
- Опція Quick Steps (Швидкі дії)
- Написання листів з вбудованими коментарями для оперативної відповіді
- Як позначити лист кнопкою "До виконання"
- Додавання повідомлень-нагадувань
- Дії з отриманими вкладеними файлами
- Швидкі комбінації клавіш в рядку вкладених файлів (рядок вкладень)
- Дії з відправленими вкладеними файлами
- Як вкладати в лист файли з хмари One Drive
- Додавання цифрового підпису
- Додавання digital-візиток
- Приєднання візитки до підпису листа
- Шаблони для email розсилки
- У чому різниця між Web-поштою і поштовим клієнтом
- Як налаштувати обліковий запис Outlook 2019/2016 для використання поштового сервісу
Частина 2. Впорядкування вхідних даних. Книга адрес і список контактів.
- Як працювати з книгою адрес (Outlook Address Book)
- Перенесення контактів в книги
- Параметри налаштувань книги, задані за замовчуванням
- Група контактів (або список розсилки) для відправки листів групі людей
- Принцип умовного форматування: виділення повідомлень за умови відповідності потрібним критеріям
- Як оновлювати завдання і керувати його виконанням
- Передача доручення завдання
- Власник і виконавець завдання
- Передоручення завдання, отримання або відмова від завдання
- Моніторинг ходу виконання завдання
- Відправка доповіді про фазу виконання
- Вкладені папки, перенесення елементів, автоматичне створення елементів
- Загальні папки як засіб спільного доступу до розкладу, завдань і контактів
- Регулювання дозволів при спільному використанні папок
- Як в MS Outlook 2019/2016 дати спільний доступ до папок
- Доступ до чужих користувацьких папок
Частина 3. Планування персональних завдань за допомогою Календаря. Створення подій або зустрічей, організація зборів. Призначення завдань і моніторинг виконавців. Загальний доступ до розділів "Контакти", "Завдання" і "План". Встановлення прав доступу для папок.
- Як продуктивно вести персональне планування справ
- Систематизація завдань за категоріями. Угруповання завдань і зустрічей для формування проєкту
- Користувацькі категорії
- Як призначати групі елементів відповідну категорію. Master Category List або Головний список категорій
- Групування завдань в проєкти за допомогою категорій
- Категорії як метод фільтрації і сортування елементів, а також їх групування
- Користувацькі поля як інструмент для систематизації планування
- Як створити користувацькі представлення, а також вибирати і редагувати стандартні
- Advanced Find або Розширений пошук. Інструкція з продуктивного використання
- Очищення папки "Вхідні" методом Zero Inbox
- Як групувати листи в бесіди та виконувати їх налаштування
- Налаштування фільтру небажаних листів
- Створення правил для зручного сортування вхідних повідомлень через Майстер правил
- Панель папок "Обране"
- Створення стандартної і користувацької папки пошуку
- Налаштування RSS-стрічки в Outlook
- Функціональні можливості пошуку. Помічник із планування зібрань
- Опція "Інтелектуальний пошук"
- Як налаштувати автоматичні відповіді на вхідні листи
Частина 4. Групування завдань і зустрічей для формування цілісного проєкту. Управління представленнями. Групування елементів за допомогою категорій. Папки "Нотатки", "Щоденник". Створення резервних копій, експортування, імпортування даних.
- Календар Outlook для планування роботи
- Управління рядком прогнозу погоди
- Вибір параметрів і регулювання календаря
- Як змінити Тимчасову шкалу (Timeline) календаря, відрегулювати періоди робочих днів і робочих годин
- Панель навігації
- Створення часових поясів і необхідні налаштування
- Закріплення вікна огляду календарів
- Планування зустрічей (ситуативних і регулярних)
- Планування подій (ситуативних і регулярних)
- Сповіщення з нагадуваннями
- Управління двома, трьома і більше календарями одночасно
- Організація зборів в режимі онлайн
- Як запланувати збори і розіслати своїм колегам запрошення
- Відгуки від запрошених. Аналітика за відповідями
- Скасування або внесення змін в програму зборів після додавання учасників
- Як працювати в розділі задач
- Складання ситуативних і регулярних завдань. Виведення завдань в календарі
- Налаштування компонентів через представлення Outlook сьогодні
- Як правильно встановлювати параметри друку календарів, листів і вкладень
- Ведення щоденника
- Записи для відстеження дій в щоденнику
- Зручне зберігання важливої інформації в нотатках
- Як додати або внести зміну в запис нотатки
- Відправка нотаток в листі
- Підвищення продуктивності в Microsoft Outlook за допомогою інтеграції з MS Exchange Server
- Особливості зберігання даних в останніх версіях Outlook. Створення резервної копії та транспортування баз даних
- Як експортувати та імпортувати файли
- Стиснення файлів в архів
- Налаштування обміну даними між Outlook і гаджетами Android, IPhone, IPad, Windows Phone