У відрядження на особистому автомобілі: погляд співробітника і бухгалтера

Кожен працівник компанії, котрому доводиться поїхати у відрядження на особистому авто, намагається якомога більше особистих вкладень надалі компенсувати коштом своєї роботи. Звичайно, його можна зрозуміти, бо він їде не для себе, а з інтересів керівництва, тому і всі затрати йому повинні бути компенсовані. От тільки не все так швидко відбувається, як нам би того хотілося! Є певний обсяг нормативної документації, котра займається регулюванням оформлення відряджень та тільки за їхніми рішеннями будуть чи ж не будуть входити  витрати до статей витрат Вашої компанії.

Існує наказ ГПСУ «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» від 13.03.1998 № 59. Для того, аби грамотно оформити відрядження, слід підписати наказ керівника, в котрому буде точно прописано особу, місце, час, транспорт за допомогою котрого і буде  реалізовуватися така поїздка. Якщо це буде відрядження за допомогою автомобіля, то про нього будуть введені всі необхідні дані. Працівнику, котрий поїде у відрядження в обов’язковому порядку буде видано посвідчення, а інформація про неї вводиться до Журналу Реєстрації Відряджень.

Дата, відносно котрої буде вважатися початок відрядження, відповідає даті виїзду, а приїзд це прибуття в компанію. Коли працівник повернеться на робоче місце, йому необхідно буде надати всі чеки та квитанції, за допомогою котрих він розраховувався. Також не варто лишати без нагляду путівник лист. Якщо всього цього у нього на руках не буде, то ні про які компенсації не може йти й мови. В іншому випадку компенсація буде, от тільки компанії цього буде недостатньо.


Компенцація затрат на відрядження

Податковий кодекс це саме те, за допомогою чого відбувається регулювання всіх витрат компанії. Перед тим, як довірити своєму робітнику відрядження на особистому автомобілі, слід розрахувати бюджет для проїзду, добових та проживання, спираючись на норми затрат на відрядження. Також Ви обов’язково укладете договір оренди автомобільного транспорту, котрий буде завірений нотаріусом. Якщо вчиняти таким чином, то компанія може списати витрати в повному обсязі, що підтверджені спеціальною документацією. Не буде входити до змісту валових витрат паркова та стоянка.

Також Ви можете підписати Договір Компенсації. Він буде підтверджувати та списувати витрати, котрі поніс працівник під час відрядження. Міцним фундаментом для таких затрат будуть путівник лист, розрахункові квитанції та чеки; наказ керівництва, що стосується відшкодування витрат цьому працівнику компанії. Сума, що буде відшкодовуватися, затверджується нормою амортвідрахувань для автомобільного транспорту. У такому випадку знадобиться документальне підтвердження вартості цього транспорту.

Пам’ятайте, що варіанти варто обирати дуже ретельно, бо від цього залежить все оформлення та підтвердження витрат, а також компенсацій. Ви можете вираховувати добові відрядні, відносно максимальної тарифікації. В її межах сума цих відрядних не буде обкладатися ПДФО, та ж участь стосується і компенсацій.

Як би там не було, а в такому випадку левову частину займає саме первинна документація, договори – накази, мова в котрих піде про всі данні, що необхідні для того, аби підтвердити законність відрядження. Особливу увагу слід звернути на присутність у працівника полісу страхування громадянської відповідальності. Витрати на це, частіше за все, не містяться в статті витрат компаній.

Пам’ятайте, що під час оренди автомобільного транспорту за укладання відповідного договору, плата за його застосування це дохід працівника. Самим платником податку буде у такому випадку та юридична особа, що укладала даний договір.

Запис на курси

Передзвонити ?