Microsoft Outlook помогает организовать большое количество документации, отчетов, переписок, планов и графиков. Его интерфейс постоянно обновляется, чтобы пользователям становилось все удобнее планировать, контролировать и повышать свою эффективность, а также грамотно пользоваться электронной почтой и взаимодействовать с партнерами.
Лекторы следят за нововведениями, чтобы материал курса оставался актуальным. Outlook позволяет проверить читаемость текста сообщения, чтобы предопределить проблемы, с которыми может столкнуться человек с ограниченными возможностями. Не перестает обновляться информационный раздел для помощи пользователям, к примеру, в справку добавлены инструменты и шаблоны для оперативной работы.
Microsoft теперь позволяет диктовать сообщения или прослушивать входящие. А упорядочить сообщения и не упустить самое важное поможет удобная сортировка. Также пользователи теперь могут улучшать оформление своих писем, размещая в них графику в формате SVG. А еще в программу добавили удобный показ напоминаний над окнами. Стало легче планировать встречи, ведь теперь это можно делать в трех часовых поясах. Загружать вложения из сообщений тоже проще с помощью перетаскивания файлов One Drive на компьютер.
Уже не нужно запоминать много сложных сочетаний клавиш, ведь появилась функция быстрых действий. Наконец, нововведения позволяют просматривать больше сообщений в окне, ничего не упустив, а также легко получить понимание работы с календарными планами.
На курсе вы научитесь пользоваться основным функционалом Outlook, а также всеми обновлениями MS Outlook 2019. Рациональная и интуитивно понятная организация планировщика задач, календарей, почты и контактов позволит вам снять нагрузку от корпоративной работы.
Уровень подготовки
Рекомендуем участникам после прохождения "Базовая компьютерная подготовка. Windows" или слушателям с равносильными знаниями.
Курсы Microsoft Outlook 2019/2016. Basic. Программа обучения:
Часть 1. Организация электронной почты для эффективной коммуникации.
- Запуск сервиса после установки. Выбор папки для запуска программы по умолчанию
- Как обновился функционал Outlook. Основной интерфейс
- Использование справки и инструментов для обучения
- Действия с папками (Панель папок)
- Управление отображением папок
- Чем обновленный Outlook отличается от старых
- Управление содержанием области навигации
- Удобная и продуктивная коммуникация с коллегами по почте
- Прослушивание (голосовое чтение) писем
- Как составлять письмо и использовать SVG-файлы для оформления письма (значки, иконки)
- Три формата писем. Создание обычной и скрытой копии, ответ на входящие и пересылка сообщения
- Функции для проверки читабельности
- Как удалить или восстановить письмо
- Новая опция пометки “Прочитанное” во время удаления писем
- Обновленная функция сортировки почтового ящика
- Настройки для проведения голосований и отслеживания писем
- Составление опросов в письмах
- Аналитика по опросам
- Выбор нужной даты и времени доставки сообщения
- Параметры переадресации сообщений
- Как установить дату окончания действия письма
- Уведомления пользователя о доставке или прочтении сообщения
- Настройки записи пользователя, установленные по умолчанию разработчиком
- Опция Quick Steps (Быстрые действия)
- Написание писем со встроенными комментариями для оперативного ответа
- Как пометить письмо кнопкой “К исполнению”
- Добавление уведомлений-напоминаний
- Действия с полученными вложенными файлами
- Быстрые сочетания клавиш в строке вложенных файлов (строка вложений)
- Действия с отправленными вложенными файлами
- Как вкладывать в письмо файлы из облака One Drive
- Добавление цифровой подписи
- Добавление digital-визиток
- Присоединение визитки к подписи письма
- Шаблоны для email рассылки
- В чем разница между Web-почтой и почтовым клиентом
- Как настроить аккаунт Outlook 2019/2016 для использования почтового сервиса
Часть 2. Упорядочение входящих данных. Книга адресов и список контактов.
- Как работать с книгой адресов (Outlook Address Book)
- Перенос контактов в книги
- Параметры настроек книги, заданные по умолчанию
- Группа контактов (или список рассылки) для отправки писем группе людей
- Принцип условного форматирования: выделение сообщений при условии попадания под нужный критерий
- Как обновлять задачу и управлять ее выполнением
- Передача поручения задачи
- Владелец и исполнитель задачи
- Перепоручение задачи, получение задания или отказ
- Мониторинг хода исполнения задачи
- Отправка доклада о фазе выполнения
- Вложенные папки, перенос элементов, автоматическое создание элементов
- Общие папки как средство совместного доступа к расписанию, задачам и контактам
- Регулирование разрешений при совместном использовании папок
- Как в MS Outlook 2019/2016 дать совместный доступ к папкам
- Доступ к чужим пользовательским папкам
Часть 3. Планирование персональных задач с помощью Календаря. Создание событий или встреч, организация собраний. Назначение задач и мониторинг исполнителей. Общий доступ к разделам "Контакты", "Задачи" и "План". Установление прав доступа для папок.
- Как продуктивно вести персональное планирование дел
- Систематизация задач по категориям. Группировка задач и встреч для формирования проекта
- Настраиваемые категории
- Как назначать группе элементов подходящую категорию. Master Category List или Главный список категорий
- Группирование задач в проекты с помощью категорий
- Категории как метод фильтрации и сортировки элементов, а также их группирования
- Настраиваемые поля как инструмент для приведения планирования в систему
- Как создать настраиваемые представления, а также выбирать и редактировать стандартные
- Advanced Find или Расширенный поиск. Инструкция по продуктивному использованию
- Очистка папки “Входящие” методом Zero Inbox
- Как группировать письма в беседы и выполнять их настройку
- Настройка фильтрации нежелательных писем
- Создание правил для удобной сортировки входящих сообщений через Мастер правил
- Панель папок “Избранное”
- Создание стандартной и пользовательской (настраиваемой) папки поиска
- Настройка RSS-ленты в Outlook
- Функциональные возможности поиска. Помощник по планированию собрания
- Опция “Интеллектуальный поиск”
- Как настроить автоматические ответы на входящие
Часть 4. Группировка задач и встреч для формирования целостного проекта. Управление представлениями. Группирование элементов с помощью категорий. Папки "Заметки", "Дневник". Создание резервных копий, экспортирование, импортирование данных.
- Календарь Outlook для планирования работы
- Управление строкой прогноза погоды
- Выбор параметров и регулировка календаря
- Как изменить Временную шкалу (Timeline) календаря, отрегулировать периоды рабочих дней и рабочих часов
- Панель навигации
- Создание часовых поясов и необходимые настройки
- Закрепление обзора календарей
- Планирование встреч (ситуативных и регулярных)
- Планирование событий (ситуативных и регулярных)
- Напоминающие уведомления
- Управление двумя, тремя и более календарями одновременно
- Организация собраний в режиме онлайн
- Как запланировать собрание и разослать своим коллегам приглашения
- Отзывы от приглашенных. Аналитика по ответам
- Отмена или внесение изменений в программу собрания после добавления участников
- Как работать в разделе задач
- Составление ситуативных и регулярных задач. Выведение задач в календаре
- Настройка компонентов через представление Outlook сегодня
- Как правильно устанавливать настройки для печати календарей, писем и вложений
- Ведение дневника
- Записи для отслеживания действий в дневнике
- Удобное хранение важной информации в заметках
- Как добавить или внести изменение в запись заметки
- Отправка заметок в письме
- Повышение производительности в Microsoft Outlook с помощью интеграции с MS Exchange Server
- Особенности хранения данных в последних версиях Outlook. Процедура создания резервной копии и транспортировки баз данных
- Как экспортировать или импортировать файлы
- Сжатие файлов в архив
- Настройка обмена данными между Outlook и гаджетами Android, IPhone, IPad, Windows Phone