Рассмотрим в этой статье, как успеть менеджерить ивент до наименьших мелочей и при этом оставить силы для креатива.
Проверка проработанности мероприятия
- У вашего проекта должна быть четко определена цель.
- Под цель нужно выбрать эффектный нейминг, подходящий формат, число ожидаемой аудитории, надежных партнеров, для которых готовится предложение по сотрудничеству.
- Должны быть продуманы дизайнерские решения, как по визуальной составляющей, так и по организации пространства.
- Необходимо спланировать ресурсы для проведения мероприятия (человеческие, финансовые, временные).
- Нужно спланировать, как покрыть мероприятием расходы на его проведение (сделать ивент платным или превратить посетителей в лояльных покупателей в будущем).
- Должны быть выбраны каналы для промо вашего события.
Основная креативная задача, которую должен выполнить ивент-менеджер на этом этапе — продумать, как с помощью мероприятия создать комьюнити для своего бренда.
"Комплектование" и продвижение ивента
- План площадок для развлечения с ведущими/модераторами или привлечение спикеров.
- Составление расписания мероприятия, заполнение статус-таблицы с партнерами.
- Постановка задач фотографам и видеооператорам.
- Организация оснащения на мероприятии: освещение, звук, экраны, места, гардероб, охрана, уборка и прочее по требованию.
- Обеспечение брендированных материалов (бейджи, мерч, буклеты и тому подобное).
Ивент-менеджер должен разбираться в маркетинговых коммуникациях. Пусть воплощение тактических мер можно поручить отдельным специалистам, план продвижения (емейл-рассылка, соцсети, лендинг) создается ивент-менеджером. Менеджер должен понимать, зачем utm-метки для каждого промо-канала и каждого партнера, какие выбирать хештеги и прочие нюансы. В IT Столице есть программа по маркетингу, несколько занятий из которой можно приобрести для обучения этим навыкам: https://itstolytsa.ua/nashy-kursy/prodvizhenie-sajtov/marketing-i-sots-seti.
Инструменты
- Облачные хранилища: нужно будет где-то сохранять очень много важных файлов.
- Конструкторы для лендингов: хороший инструмент для презентации ивента, к которому не обязательно привлекать дизайнера.
- Система управления проектами: будет легче координировать работу дизайнеров, контент/СММ-менеджеров, ассистентов, операторов, технических специалистов, волонтеров и т.д.
- Цифровые решения для общения участников мероприятия.
В нашей учебной программе по рекламе и пиару можно уделить несколько модулей организации ивентов и параллельно выучить необходимые event-менеджеру основы коммуникаций: https://itstolytsa.ua/nashy-kursy/kursy-menedzhmenta/pr-i-reklama.